8 November 2017 (Rabu) – Perpustakaan Sultanah Bahiyah (PSB), Universiti Utara Malaysia (UUM) telah menganjurkan satu Taklimat Pelupusan Fail dan Rekod yang bertempat di Auditorium Bangunan Utama, PSB. Seramai 35 orang staf PSB yang terlibat termasuklah Ketua-Ketua Bahagian, Pustakawan dan Pembantu Tadbir. Taklimat yang berlangsung selama hampir 4 jam ini telah di sampaikan oleh Encik Khairi Shahnizam Mustaffa selaku Penolong Pegawai Arkib yang dijemput khas daripada Arkib Negara Malaysia, Cawangan Negeri Kedah/Perlis.
Rekod merupakan bukti transaksi dimana ianya perlu dipelihara agar tidak menjejaskan operasi ataupun penyampaian perkhidmatan terutamanya dalam pentadbiran awam dan bagi melindungi rekod-rekod penting ini, pentadbiran awam perlu melaksanakan pengurusan rekod dengan baik. Sehubungan itu, penganjuran taklimat ini amatlah penting kepada PSB bagi meningkatkan pengetahuan staf mengenai tatacara pengurusan dan pelupusan fail yang betul, meningkatkan mutu kerja staf serta memikul tanggungjawab sepenuhnya terhadap perkhidmatan yang diberikan. Ini sejajar dengan hasrat pihak pengurusan agar PSB terus maju kehadapan dan sentiasa melakukan penambahbaikan secara berterusan agar dapat melaksanakan tugas dengan cekap dan berintegriti.
Menurut beliau, pendedahan dan pemahaman mengenai ilmu pengurusan dan pelupusan fail seperti ini bukan sahaja penting kepada PSB malahan semua jabatan-jabatan besar kerajaan. Bermula daripada rekod itu diwujudkan sehinggalah ke peringkat bagi pelupusan dan memusnahkan rekod telah mempunyai kaedah tertentu seperti di dalam Akta dan Garis Panduan yang telah ditetapkan oleh Arkib Negara Malaysia. Malah tatacara ini bukan sahaja terhad kepada rekod secara fizikal tetapi juga merangkumi rekod elektronik.
Diakhir taklimat ini, semua peserta memberikan maklumbalas yang positif dengan mengemukakan pelbagai soalan dan masalah yang sering dihadapi serta mendapati bahawa tahap pemahaman mereka lebih jelas dan rasa lebih yakin untuk menguruskan dan mengemaskini sistem rekod dan fail di bahagian masing-masing disamping meningkatkan perkhidmatan penyampaian PSB dan UUM sebagai universiti pengurusan terkemuka.
Disediakan dan gambar oleh: Zaiful Izwan Ibrahim
MS 
EN