PSB Online – Untuk menambah dan meluaskan lagi pengetahuan amalan 5S di kalangan staf Perpustakaan Sultanah Bahiyah (PSB), Biro Promosi Jawatankuasa 5S telah menganjurkan satu sesi perkongsian maklumat bertajuk “Amalan Persekitaran Berkualiti 5S Bersama Juruaudit 5S Universiti Utara malaysia (UUM)“ pada 23 September 2021 yang lalu. Objektif sesi ini dianjurkan adalah sebagai pemantapan persediaan menghadapi audit 5S secara maya yang dijangka akan dilaksanakan pada akhir bulan Oktober 2021. Aktiviti ini juga diadakan bagi memastikan promosi amalan persekitaran berkualiti (5S) dilakukan dengan praktikal untuk memastikan amalannya menjadi budaya kerja warga PSB.
Ceramah secara atas talian Webex ini telah bermula pada pukul 10.00 pagi dan telah dihadiri seramai 52 orang peserta dari kalangan staf PSB sendiri. Penceramah jemputan ialah Puan Faizah Hashim, Ketua Penolong Pengarah Institut Pengurusan Kualiti (IPQ) UUM. Sebagai seorang staf senior yang telah lama berkecimpung dalam proses audit 5S di UUM, Puan Faizah telah bermurah hati berkongsi aktiviti amalan persekitaran berkualiti 5S yang dipraktik di IPQ sehingga mereka mampu memperolehi Pensijilan Amalan Persekitaran Berkualiti Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) sebanyak tiga kali.
Dengan menggunakan Borang Penilaian Kriteria Audit 5S 2020 Mengikut Norma Baharu sebagai panduan, Puan Faizah telah membimbing satu persatu semua kriteria 6 aspek yang wajib dinilai oleh Juruaudit 5S ketika proses audit dilakukan. Antara aspek-aspek yang dinilai ialah aspek keperluan utama pelaksanaan, ruang pejabat, perkhidmatan kaunter, tempat simpanan, tempat umum dan kawasan persekitaran. Menurut Puan Faizah “memandangkan PSB merangkumi 2 bangunan yang besar luar dan dalam, untuk penilaian audit 2021 ini, saya sarankan penekanan dan tumpuan yang lebih diberi perhatian pada aspek kawasan persekitaran. Pastikan persekitaran PSB bersih, tiada habuk dan kondusif. Pastikan ada nama penanggungjawab pada kawasan parking, foyer PSB dan papan kenyataan”.
Selain itu, Puan Faizah juga menekankan perlunya budaya kaizen dan inovasi di kalangan staf PSB. Menurutnya lagi “ PSB sebagai satu organisasi yang mempunyai staf yang ramai melebihi 100 orang, makanya jumlah kaizen semestinya juga sebanyak warganya. Kaizen tak perlu penambahbaikan yang besar-besar, sedikit penambahbaikan dalam proses kerja juga adalah dikira sebagai kaizen.” Seterusnya beliau membimbing tatacara dan panduan mengisi Borang Kaizen untuk dimajukan kepada IPQ sebagai bukti pendekatan kaizen dan inovasi diamalkan di tempat kerja. Beliau juga mengambil inisiatif mengumpul maklumat mengenai beberapa kronologi kejayaan PSB memenangi beberapa anugerah 5S sebelum ini. Dengan jumlah kejayaan yang dicapai selama ini dan kekuatan kerja berpasukan yang di miliki oleh warga PSB, Puan Faizah mencadangkan agar PSB keluar dari kepompong selesa dengan memohon Pensijilan Amalan Persekitaran Berkualiti MPC atau Pensijilan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) sebagai halatuju pada tahun 2022.
Untuk menaikkan semangat Jawatankuasa 5S PSB, beliau berkongsi maklumat bahawa Pusat Budaya dan Seni (PBS) dan Pusat Kesihatan Universiti (PKU) sedang mengorak langkah membuat persiapan untuk memohon pensijilan MPC dan EKSA. Secara keseluruhannya, ceramah ini telah berjaya memupuk semangat warga kerja PSB untuk memberi komitmen jitu dan membuat persiapan terbaik untuk menghadapi audit 5S kali ini. Ceramah ini telah berakhir pada pukul 12.00 tengahari.
Disediakan oleh : Azniza Binti Ahmad
Gambar : Azniza Binti Ahmad
MS 
EN